Оказывая международным перевозчикам помощь по взысканию задолженности с российских контрагентов за неоплаченные фрахты, мы регулярно сталкиваемся с ошибками, которые возникают при оформлении отношений путем электронного документооборота.
Такие ошибки не только усложняют процедуру взыскания задолженности, но и часто делают ее невозможной.
Ранее мы представляли вашему вниманию . В рамках данной публикации мы разберем типичные ошибки, допускаемые перевозчиками и экспедиторами при электронном оформлении договорных отношений.
ОСНОВНЫЕ ОШИБКИ при электронном оформлении договорных отношений следующие:
Нередко, при возникновении споров об оплате оказанных транспортно-экспедиционных услуг одна из сторон заявляет, что спорную заявку на перевозку она не направляла. E—mail, c которого пришла заявка ей не принадлежит;
Это другая уловка, которой пользуются недобросовестные контрагенты. При возникновении подобных споров недобросовестный контрагент может заявить о том, что заявку на перевозку он не подписывал, указанный в заявке сотрудник в его организации не работает;
Данный случай — это «отдельная история», поскольку такие договоренности, как правило, не заканчиваются оформлением каких-либо документов.
При возникновении споров у обманутой стороны, как привило, отсутствуют для суда надлежащие доказательства имевших место правоотношений.
Во избежание возникновения подобных ситуаций, РЕКОМЕНДУЕМ при оформлении отношений с контрагентами в электронной форме соблюдать следующие правила:
-
Заключать «в бумажном виде» рамочный договор на оказание транспортных (экспедиционных) услуг, в котором отдельно прописать возможность обмена документами в электронной форме.
В таком договоре следует:
для обмена документами в электронной форме;
(указать их фамилии, имена, должности, контактную информацию для связи);
на соответствующие услуги.
При этом, при поступлении заявки не забывайте проверить ее на предмет соответствия согласованной форме, и обращайте внимание на то, имеется ли в поступившей заявке «привязка» к заключенному договору .
В качестве дополнительной гарантии стороны могут обменяться образцами оттисков печатей (штампов), которыми могут удостоверяться заявки.
-
При отсутствии рамочного договора «в бумажном виде» можно обезопасить себя следующими способами:
, указать электронные адреса обмена;
При этом, не забудьте потребовать копию документа, подтверждающего полномочия руководителя, либо доверенности и паспорта такого лица.
3. Исключить оформление договоров и заявок через Skype или другие мессенджеры, поскольку на практике такой способ имеет крайне высокую степень риска.
Следуя этим простым рекомендациям, вы сможете выявить неблагонадежных контрагентов еще на стадии оформления договорных отношений.
Если же вы всё-таки оказались в одной из ситуаций, описанных в данной статье, не отчаивайтесь! В ряде случаев возникшую проблему можно решить, хотя это и потребует значительных усилий.
Помните, что срок обращения в суд с иском о взыскании задолженности за неоплаченный фрахт составляет 1 (один) год.
Источник:
